5S管理自從引入我國后在生產現場管理方面發(fā)揮著良好的作用。機關辦公室與生產現場由于工作性質的不同，5S管理的實施也有新的準則和變化。下面新益為5S咨詢公司詳細講解機關辦公室推行5S管理的具體方法。

機關辦公室5S管理

一、5S管理之整理

將工作場所的任何物品進行“要”與“不要”的區(qū)分，將不要的東西清除掉，保證工作場所只放置需要物品。需要物品中，還要將現在需要的物品與現在不需要的物品區(qū)別開。現在需要的物品放置在近處；現在不需要的物品暫時放置別處保管。

機關辦公室整理實施內容如下：

墻面保持白色，不亂涂亂畫，墻角無灰網；

衣柜、文件柜上方應無任何雜物堆放，并保持清潔干凈；

辦公桌面應該保持整潔干凈，不應放置與辦公無關的物品及雜物，暫時不用的文件、資料、書籍要及時清理；

工作檔案、文件資料應該用文件盒編號存放，不需要的及時清理；

垃圾桶定時清理，拖把、抹布使用完畢后清洗干凈。

開展整理可以騰出寶貴空間、時間；防止誤用；防止雜亂和積壓；創(chuàng)造清潔的工作場所。

二、5S管理之整頓

把有用的物品加以定位、分類放置，并保持在需要時能立即取出的狀態(tài)。丟棄了無用的紙張、文件之后，如果還是把文件堆成一摞，找東西的速度并不會提高多少。接下來要做的就是分類。把物品按照其特點進行區(qū)分、歸類，日后工作只要知道要找的物品分類，就很容易找到。建議配備檔案框，文件夾，有專門的整理袋、兩頁夾。保證有足夠的輔助工具來幫我們歸類文件。當有新的文件產生，不要隨手放在桌子上，“暫時一放”的思想要不得，因為這樣會有N多個“暫時”，桌子又會一團糟，而要將文件隨手歸類到相應的文件夾中，再將文件夾放到文件架上。這樣幾乎不會丟失文件，也不會耽誤事情。

上網主頁應盡可能設置工作主頁，保證辦公的及時性。辦公桌抽屜中的物品應保持擺放規(guī)矩，不亂堆亂放。辦公文件按業(yè)務類型、年份等進行分類歸檔。

公用通道不要存放堆積物品，保持通道暢通。房間標牌標識清晰，外出應告知領導或科室同事，并保證聯系方式暢通。

這過程中要注意兩點，一是定位之后，要明確標示。二是用完之后，要物歸原位。開展整頓可以減少重要文件查找時間；減少不必要的辦公空間占用；防止誤用、誤送；塑造目視管理的工作場所。

三、5S管理之清掃

經常打掃，將辦公桌椅，辦公設備、櫥柜、門窗等始終保持清潔無塵的狀態(tài)。

具體做法是：

定期對辦公室進行清掃，桌椅、窗臺、地面、衣柜、微機、門、窗隨時保持清潔，電線、網線、電話線包扎整齊，地面無垃圾雜物；

打掃衛(wèi)生時，注意保持公共衛(wèi)生。喝剩的茶葉及雜物到入衛(wèi)生間垃圾筒，洗手后不要把水甩到墻壁、鏡子或地面上；

文件柜、衣柜、庫房應及時打掃，保持無塵、整潔。

這過程中要注意兩點，一是要勤于清掃、擦洗。二是減少噪音，維護安靜的辦公環(huán)境。開展清掃可以減少灰塵積累，降低辦公場所PM2.5值，保證安靜的工作環(huán)境。利于辦公設備（打印機、電話、燒壺）的維護。

四、5S管理之清潔

維持前3S的成果，出現問題能一目了然，養(yǎng)成堅持的習慣，并輔以一定的監(jiān)督檢查措施，發(fā)現問題及時糾正。

辦公室清潔實施具體辦法是：

下班前整理好當天的資料、文件、票據等，分類歸檔；

下班前整理辦公桌上的物品，放置整齊；

科室負責人每天對科室房間和人員進行全面的督促檢查，適時做好講評，指出當天工作存在的問題，監(jiān)督當天整改完畢；

處室定期對各科5S管理的執(zhí)行情況進行集中檢查，并通報情況。

這里需要注意的是“清潔”和“清掃”往往會弄混。區(qū)別方法是“清掃”是一個動作，表示我們要做，“清潔”是一個狀態(tài)，要保持。保持3S效果的辦法是隨時整理、隨時整頓、隨時清掃。常用的質量工具是戴明環(huán)即PDCA循環(huán)。

五、5S管理之素養(yǎng)

遵紀守規(guī)，養(yǎng)成良好的習慣。

辦公室素養(yǎng)實施內容如下：

對待外來人員態(tài)度要和藹，使用文明用語，解答問題主動熱情；

工作人員要謙虛謹慎，廉潔自律，努力提高辦事效率，不推諉、不扯皮、不拖拉；

嚴格遵守考勤和請休假制度，日常不遲到、不早退，臨時外出需向領導和同事說明；

愛護室內外花草樹木及公共設施，發(fā)現有損壞物品及時維護和保養(yǎng)，不能修復的及時上報；

在辦公室、走廊中應注意保持肅靜，不大聲喧嘩、嬉笑和喊叫，在走廊中盡可能靠右側通行，見到領導、同事主動問好打招呼。不在室內外亂丟紙屑、果皮等污物，禁止隨地吐痰，在樓內提倡不吸煙；

開大會禁止吸煙，手機關閉或靜音，不接聽電話。使用公共通訊設備接打電話盡可能簡短明了，不隨意接打與工作無關的電話。注意節(jié)水節(jié)電，下班后關機、關燈、關門。

素養(yǎng)成的關鍵是改造人性，提升道德，使人的素質上升。通過素養(yǎng)的養(yǎng)成可以讓人養(yǎng)成良好習慣，塑造守紀律的工作場所。